In un mondo sempre più frenetico, una delle sfide che incontriamo più spesso è quella di trovare il tempo per portare a termine tutte le nostre attività. La gestione del tempo diventa quindi cruciale per mantenere il proprio equilibrio e fondamentale per raggiungere il nostro successo personale e professionale. Abbiamo intervistato il dott. Giovanni Cuguttu, professionista nel miglioramento delle abitudini, per chiedergli alcuni consigli e delle strategie pratiche per imparare ad ottimizzare le nostre giornate.
Dott. Cuguttu, perché abbiamo la sensazione di non avere abbastanza tempo?
Ho lavorato con tante persone che sostenevano di non avere tempo: per portare a termine dei lavori, per ritagliarsi dei momenti per sé, per stare con la famiglia.
In realtà ognuno di noi conosce quella persona che riesce a fare tantissime cose nel corso di una giornata, e siamo certi che ha a disposizione le nostre stesse 24 ore nel corso di una singola giornata: la differenza la fa la capacità di saperle gestire al meglio.
Spesso infatti non riusciamo ad ottimizzare le nostre giornate, lasciamo tanti dei nostri compiti in sospeso e arriviamo alla sera con la sensazione di aver corso tutto il giorno contro il tempo, il più delle volte senza aver concluso nulla, o almeno così ci sembra.
La frustrazione, in questi casi, ci porta a sentirci insoddisfatti delle nostre vite, ed ecco che cerchiamo conforto nel cibo, nei social, nei reality, per i quali al contrario ci sembra sempre di avere abbastanza tempo a disposizione.
Quali sono i principali ostacoli alla gestione efficace del tempo?
Come prima cosa, una scarsa organizzazione della nostra agenda: dare il giusto spazio ad ogni singolo compito che dobbiamo svolgere, in anticipo, ci aiuta ad avere un quadro generale di ciò che ci aspetta nel corso della giornata.
Solitamente ci facciamo guidare dal momento, senza seguire alcuno schema, e così facendo rischiamo di farci sommergere dai molteplici compiti, con scarsi risultati.
Allo stesso tempo, i nostri dispositivi elettronici ci tengono sempre connessi, creando una serie di distrazioni e interruzioni dal nostro lavoro, che peggiorano drammaticamente le capacità di focalizzazione e di concentrazione.
Come possiamo gestire le interruzioni e le distrazioni per migliorare la produttività?
Iniziamo a capire quali sono le tipologie di interruzioni e distrazioni più frequenti alle quali siamo esposti, e magari quantificarle nel corso della giornata: ci faciliterà la strategia per andare a ridurle.
Se lavoriamo al PC, quando possibile, staccare temporaneamente la connessione ad internet o chiudere le finestre che non ci sono utili in quel momento eviterà il nostro autosabotaggio, migliorando la capacità di focus e le nostre prestazioni.
Allo stesso modo, se l’utilizzo del nostro smartphone non è necessario in un determinato momento, lasciarlo chiuso in un cassetto o in un’altra stanza ci renderà più difficile utilizzarlo per distrarci dal nostro compito.
Se invece abbiamo bisogno di averlo con noi, utilizziamo la modalità “non disturbare” o “senza distrazioni”, così da essere interrotti solamente dalle persone o dalle applicazioni che scegliamo noi, senza ricevere centinaia di notifiche inutili.
Si parla spesso di multitasking come una qualità da sviluppare: è davvero un vantaggio o un mito da sfatare?
Siamo abituati a fare più cose contemporaneamente, convinti che sia la maniera migliore per risparmiare le nostre energie e il nostro tempo, e soprattutto perché crediamo di avere le capacità di gestire senza problemi più compiti assieme.
Gli ultimi studi sulla neurobiologia ci dicono l’esatto contrario: quando ci impegniamo in più attività contemporaneamente, infatti, il nostro cervello deve costantemente passare da un compito all’altro, riducendo la nostra capacità di concentrazione e attenzione su ciascun compito.
Questo porta a errori più frequenti, tempi di completamento più lunghi e una maggiore fatica mentale. Inoltre, il multitasking può impedirci di approfondire veramente un argomento o di risolvere problemi complessi in modo efficace, poiché non diamo alla nostra mente il tempo e le risorse necessari per riflettere in modo approfondito.
Invece di cercare di fare più cose contemporaneamente, è più vantaggioso concentrarsi su un compito alla volta, dandoci dei limiti di tempo prestabiliti e utilizzando un timer che ci ricordi di passare alla prossima attività. E non dimentichiamo l’importanza delle pause, fondamentali per ricaricare le energie e mantenere costante la nostra produttività.
